MS Access Forms in Hindi | एमएस एक्सेस फॉर्म
- फॉर्म एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग डेटाबेस एप्लीकेशन में यूजर इंटरफ़ेस बनाने हेतु किया जाता है |
- इसका उपयोग मुख्य रूप से डेटाबेस में डेटा प्रविष्टि एवं डाटा एडिटिंग के कार्य को आसान बनाने के लिए किया जाता है।
- फॉर्म में डाटा सेलेक्ट करने हेतु एक या एक से अधिक टेबल का उपयोग किया जा सकता है | अथार्त फॉर्म की सहायता से एक या एक से अधिक टेबल में डाटा इन्सर्ट या अपडेट किया जा सकता है |
- फॉर्म का प्रयोग डाटा एक्सेस कण्ट्रोल हेतु भी क्या जाता है , जैसे कि कौन से फ़ील्ड या पंक्तियाँ का डेटा किन उपयोगकर्ताओं को दिखाई देगा इसका नियंत्रण भी फॉर्म की सहायता से किया जा सकता है |
- फॉर्म में फॉर्म व्यू का विकल्प होता है |
- फॉर्म की सहायता से टेबल में उपस्तिथ डाटा को देखना एवं नए डाटा का निर्माण करना जैसे कार्य आसानी से किये जा सकते है |
फॉर्म को समझने के लिए पहले कॉन्टैक्ट टेबल में दो नए रिकॉर्ड बनाते है ( कॉन्टैक टेबल का निर्माण हमने पूर्व में ही कर लिया था )
Step 1) Navigation Panle कि सहायता से 'Contact' table चुनें।
Step 2) स्वयं से सही डाटा टाइप का प्रयोग करते हुए टेबल में 2 नए रिकॉर्ड इन्सर्ट करें |
फॉर्म बनाएं, और फिर हम देखेंगे कि कैसे आसानी से डाटा को देखने, एडिट करने और नए डाटा का निर्माण करने के लिए फॉर्म का उपयोग किया जा सकता है।
How to Create a form | फॉर्म कैसे बनाएं
- Form Wizard
- Form
- Multiple Item
- Split Form
आइए एक-एक करके फ़ॉर्म बनाने के प्रत्येक विकल्प पर एक नज़र डालें:
[1] Create using Form Wizard | फॉर्म विज़ार्ड का उपयोग करके
Step 1) ‘Form Wizard’ पर क्लिक करें।
Step 2) सिस्टम स्क्रीन पर नीचे दिखाए चित्र की तरह विंडो प्रदर्शित होगी।
Step 3) उन Columns (फील्ड) का चयन करें जिन्हें आप आपने फॉर्म में रखना चाहते हैं।
Result: आईडी Columns (फील्ड) फॉर्म में इन्सर्ट करने हेतु चुना गया
Step 4) चरण 3 में बताए अनुसार सभी आवश्यक कॉलम का चयन करते रहें और फिर 'Next' पर क्लिक करें।
नोट :- यदि आप सभी Columns (फील्ड) का चयन फॉर्म हेतु करना चाहते है तो '>>' बटन पर क्लिक करे |
Step 5) लेआउट चयन बॉक्स दिखाई देगा जो उपयोगकर्ता को विभिन्न प्रकार के फॉर्म लेआउट का चयन करने की अनुमति देता है। आप फॉर्म जिस लेआउट में बनाना चाहते है उसका चयन करे और ‘NEXT’ बटन पर क्लिक करे |
Step 6) आप फॉर्म को जो नाम देना चाहते है वो टाइप करें हमने यहाँ फॉर्म का नाम "Contact_Form" रखा है और फिर 'Finish' पर क्लिक करें।
Result: Contact_Form चरण 4 में चयनित कॉलम सूची के साथ अब प्रदर्शित होगा |
[2] Create using Form | फॉर्म का उपयोग करके
फॉर्म बनाने का यह सबसे आसान तरीका है जिसकी सहायता से आप चयन किये गए टेबल की सभी फील्ड (कॉलम) के लिए सिंगल क्लिक के साथ फॉर्म बना सकते है | बाद में यूजर आपनी इच्छा अनुसार उपयोग ना की जाने वाली फील्ड (कॉलम) को डिलीट बटन का प्रयोग कर आसानी से हटा सकता है |
Step 1) उस तालिका का चयन करें जिसके लिए हम फॉर्म बनाना चाहते हैं और 'फॉर्म' पर क्लिक करें।
Step 2) सिस्टम स्क्रीन पर नीचे दिखाए चित्र की तरह विंडो प्रदर्शित होगी।
Step 3) उस फील्ड (कॉलम) को सेलेक्ट करें जिसे हम आपने फॉर्म में प्रदर्शित नहीं करना चाहते और कीबोर्ड पर 'डिलीट' बटन पर दबाये। या फिर जिस फील्ड (कॉलम) को आप फॉर्म से हटाना चाहते है उस पर राइट-क्लिक करें और फिर 'डिलीट' पर क्लिक करें।
Result: ‘Fax Number‘ फील्ड (कॉलम) अब फॉर्म पर मौजूद नहीं है।
Step 4) 'Ctrl+S' दबाएं और आप फॉर्म को जो नाम देना चाहते है वो टाइप करें हमने यहाँ फॉर्म का नाम "Contact_Form2" रखा है और फिर ओके पर क्लिक करें'।
Result: 'Contact_Form2' नाम से नया फॉर्म "फॉर्म" सेक्शन में बन गया है |
[3] Create form by ‘Multiple Item’ | मल्टीप्ल आइटम का उपयोग करके
Step 1) रिबन पर ‘Create’ टैब के अंतर्गत फॉर्म ग्रुप में उपस्थित ‘More forms’ विकल्प पर क्लिक करें और ‘Multiple Items’ का चयन करें |
Result: सिस्टम स्क्रीन पर नीचे दिखाए चित्र की तरह विंडो प्रदर्शित होगी। जिस पर पूर्व में जो डाटा टेबल में इन्सर्ट किया गया था वह भी प्रदर्शित होगा |
Step 2) 'Ctrl+S' दबाएं और आप फॉर्म को जो नाम देना चाहते है वो टाइप करें हमने यहाँ फॉर्म का नाम "Contact_Form_Multiple_Item" रखा है और फिर ओके पर क्लिक करें'।
[4] Create form by ‘Split from’ | स्प्लिट फॉर्म का उपयोग करके
यह simple form और split form का कुछ इस तरह का मिश्रण है जिससे कि यह यूजर को फॉर्म स्प्लिट विंडो में फॉर्म और डेटाशीट दोनों ही प्रदर्शित होते है |
उपयोगकर्ता जो कुछ भी फॉर्म में दर्ज करता है वह सीधे डेटाशीट व्यू में तुरंत दिखाई देता है और इसी तहर जो डाटा table में बदला जाता है वह फॉर्म में तुरंत दिखाई देता है |
Step 1) रिबन पर ‘Create’ टैब के अंतर्गत फॉर्म ग्रुप में उपस्थित ‘More forms’ विकल्प पर क्लिक करें और ‘Split from’ का चयन करें |
Result: सिस्टम स्क्रीन पर नीचे दिखाए चित्र की तरह विंडो प्रदर्शित होगी। जिस पर फॉर्म व्यू और डाटाशीट व्यू दोनों ही उपस्थित होंगे |
Step 2) 'Ctrl+S' दबाएं और आप फॉर्म को जो नाम देना चाहते है वो टाइप करें हमने यहाँ फॉर्म का नाम "Contact_Form_Split" रखा है और फिर ओके पर क्लिक करें'।
Result: 'Contact_Form_Split' नाम से नया फॉर्म "फॉर्म" सेक्शन में बन गया है |
